Archivering

De Welzijnsband ondersteunt de deelnemende besturen voor het beheer en de organisatie van hun papieren en digitaal archief.

Tijdens de beginjaren van de Welzijnsband Meetjesland kende de Vereniging geen dienst Archivering. Elk afzonderlijk OCMW stond in voor zijn eigen archief, maar in praktijk bleef dit vaak dode letter, ondanks duidelijke wetgeving. Zo vermeldt artikel 45 paragraaf 1 van de OCMW-wet duidelijk dat de secretaris bevoegd is voor de bewaring van het archief. Ook het latere OCMW-decreet stelt bij artikel 88 dat de secretaris het beheer van het archief organiseert. Echter, door drukke agenda's en andere prioriteiten slaagden de Meetjeslandse OCMW-secretarissen er niet in om hun archiveringstaken naar behoren uit te voeren. Het in goede, geordende en toegankelijke staat behandelen en bewaren van alle documenten en dossiers was een mijlenverre utopie.

De OCMW-secretarissen zagen in dat het zo niet verder kon. Daarom besloot de Algemene Vergadering de dienstverlening van de Welzijnsband uit te breiden met archivering.

Zo ging begin 2007 de eerste archivaris in de Welzijnsband van start.

Sedert 1 september 2009 is Glenn Hoens aangesteld als de archiefbeheerder van de Welzijnsband Meetjesland. Vanaf najaar 2014 komt er een deeltijdse medewerker bij, zodat ook de geïnteresseerde gemeenten van deze dienstverlening kunnen gebruik maken.

Het archief functioneert onder de rechtstreekse leiding van de secretaris van de Welzijnsband. Zij rapporteren regelmatig aan deze secretaris, evenals aan de commissie van OCMW-secretarissen van de vereniging.

Het archiefteam staat in voor het archiefbeheer (zowel het papieren als het digitaal archief) en het opvolgen ervan. Van dit team wordt verder verwacht dat het een evaluatie maakt van het bestaande archief, het bestaande archief in orde brengt, het dossierbeheer afstemt op het archiefbeheer en de archiefwetgeving opvolgt. De organisatie van het digitaal archief is voor de komende jaren een prioriteit.

De contacten van de archiefbeheerder situeren zich zowel op intern vlak met de personeelsleden van de deelnemende besturen, als op extern vlak, met de archivarissen van andere openbare besturen.

De leden van het archiefteam oefenen de functie uit in de besturen volgens een vooraf vastgesteld vast werkschema.

Contact

email: archief at welzijnsband punt be

adres: Welzijnsband Meetjesland - Archivering, p/a visstraat 16, 9900 Eeklo